Memahami cara mengundang artis yang tepat merupakan kunci utama keberhasilan bagi setiap penyelenggara acara atau Event Organizer (EO) yang ingin mendatangkan bintang tamu ternama. Namun, bagi kamu yang baru terjun ke dunia ini, proses menghubungi dan bernegosiasi dengan pihak artis sering kali menjadi tahapan yang paling membingungkan.
Mungkin kamu pernah bertanya-tanya, “Apakah harus kirim pesan langsung ke Instagram-nya?” atau “Apakah sopan jika langsung menanyakan harga?”. Ketidaktahuan mengenai prosedur yang tepat sering membuat panitia acara terjebak dalam mitos yang justru menghambat komunikasi.
Agar kamu tidak salah langkah dan proposal acaramu dilirik, mari kita bedah empat mitos dan fakta utama dalam proses mengundang artis berikut ini.
1. Mitos: “Cara Mengundang Artis Paling Cepat adalah Lewat DM Instagram”
Banyak orang berpikir bahwa jalur pribadi seperti Direct Message (DM) di media sosial adalah cara tercepat untuk mendapatkan respons dari sang idola.
Fakta: Jalur resmi lewat manajer atau agen adalah kunci artis populer agar bisa main diacaramu. Jika kamu mencoba mengundang mereka lewat DM, besar kemungkinan pesanmu akan tenggelam. Cara mengundang artis yang profesional adalah dengan menghubungi Manajer atau Booking Agent. Merekalah pintu gerbang resmi yang mengurus jadwal dan kontrak. Menghubungi manajer menunjukkan bahwa kamu adalah penyelenggara acara yang serius dan memahami etika bisnis.
2. Mitos: “Kalau Email Tidak Dibalas, Berarti Artis Tidak Bisa Diundang”
Kamu sudah mengirimkan undangan resmi via email, tetapi sudah dua hari belum ada kabar. Kamu pun langsung panik dan merasa ditolak.
Fakta: Respons lambat bukan berarti gagal mengontak artis. Pasalnya, manajer artis menangani banyak klien dan jadwal manggung sekaligus. Jika emailmu belum dibalas dalam 1×24 jam, itu hal yang wajar. Jangan langsung menyerah. Prosedur yang baik adalah melakukan follow-up dengan bahasa yang sopan 3–5 hari setelah email pertama dikirim. Tanyakan apakah mereka sudah menerima tawaranmu. Namun, hindari mengirim email bertubi-tubi (spamming) karena itu justru akan memberikan kesan negatif.
3. Mitos: “Menanyakan Honor di Awal Itu Tidak Sopan”
Sering kali panitia merasa sungkan membicarakan uang di awal percakapan karena takut dianggap terlalu transaksional atau tidak sopan.
Fakta: Transparansi bujet mempercepat proses negosiasi. Sebenarnya, salah satu cara mengundang artis yang efektif adalah dengan transparan mengenai bujet sejak awal. Manajer artis sangat menghargai efisiensi waktu. Jangan ragu untuk menanyakan rate card atau menyampaikan pagu anggaran (budget cap) yang kamu miliki. Ini akan membantu manajemen segera menilai apakah penawaran kamu sesuai dengan standar artis mereka, sehingga negosiasi bisa berjalan lebih cepat dan jelas.
4. Mitos: “Semua Persyaratan Bisa Dinego, Termasuk Rider”
“Yang penting artisnya mau dulu, urusan alat dan permintaan lain nanti dinego belakangan.” Ini adalah pola pikir yang berisiko fatal bagi acaramu.
Fakta: Rider teknis biasanya bersifat mutlak. Saat kamu mempelajari langkah-langkah atau cara mengundang artis, kamu juga harus paham tentang Riders.Kebutuhan artis terbagi menjadi teknis (alat musik, sound system) dan non-teknis (makanan, hotel). Biasanya, rider teknis bersifat non-negotiable atau tidak bisa ditawar sembarangan. Ini adalah standar kualitas penampilan mereka. Jika kamu memaksakan alat yang tidak sesuai standar demi berhemat, kualitas pertunjukan bisa hancur dan reputasi EO kamu yang akan dipertaruhkan.
Kesimpulan
Pada dasarnya, cara mengundang artis tidaklah serumit yang dibayangkan jika kamu memahami aturannya. Kuncinya adalah profesionalisme, komunikasi yang baik dengan manajer, dan menghormati standar yang mereka tetapkan.
Nah, kalau kamu sedang mencari manajemen artis yang profesional yang bisa bantu kamu menjadi jembatan artis yang ingin kamu undang, kamu bisa hubungi Bersama Entertainment segera!
