Dalam dunia event organizer (EO), salah satu hal krusial yang kerap diremehkan adalah rundown acara. Padahal, tanpa rundown yang jelas dan terstruktur, sebuah acara bisa jadi berantakan—mulai dari keterlambatan jadwal, miskomunikasi dengan vendor, hingga performa artis yang terganggu.
Apa Itu Rundown Acara?
Secara sederhana, rundown acara merupakan susunan atau jadwal terperinci yang mengatur seluruh alur dan waktu pelaksanaan dari awal hingga akhir acara. Ini termasuk pembukaan, penampilan artis, sesi hiburan, technical check, hingga penutupan.
Fungsi utama rundown adalah memberikan arahan yang jelas kepada seluruh pihak yang terlibat, termasuk EO, artis, kru produksi, teknisi, dan vendor lainnya. Rundown bukan hanya soal jam tampil, tapi juga memuat kapan dan di mana sebuah aktivitas harus terjadi.
Tanpa rundown, hal-hal seperti artis datang tidak tepat waktu, jadwal panggung tumpang tindih, atau sound check yang bentrok dengan sesi lain bisa terjadi dan merusak keseluruhan acara.
Kenapa Rundown Acara Penting untuk EO dan Artis?
Bagi EO, rundown adalah semacam “peta jalan” untuk memastikan setiap bagian dari acara berjalan sesuai waktu dan rencana. Ini adalah alat koordinasi utama yang menjaga semua tim tetap pada jalurnya.
Sementara itu, bagi artis dan manajemen mereka, rundown memberikan gambaran waktu yang jelas kapan harus tiba di lokasi, kapan harus make-up, sound check, dan tampil. Dengan jadwal yang tertata, performa mereka pun bisa maksimal.
Selain itu, rundown juga berguna untuk vendor, sponsor, dan media. Jika ada press conference, pemotretan, atau sesi meet and greet, semuanya bisa diatur waktunya secara presisi.
Tips Menyusun Rundown Acara yang Efektif
Agar rundown tidak hanya sekadar formalitas, berikut adalah beberapa tips praktis dalam menyusunnya:
1. Sisihkan Waktu Buffer
Jangan menyusun jadwal yang terlalu padat. Idealnya beri waktu buffer 15–30 menit untuk antisipasi keterlambatan atau masalah teknis yang tidak terduga.
2. Koordinasi dengan Tim Produksi
Rundown harus dikomunikasikan dengan kru produksi, sound engineer, teknisi, dan semua pihak yang terlibat teknis. Mereka perlu tahu dengan pasti apa yang terjadi dan kapan.
3. Checklist Kebutuhan Artis
Siapkan riders teknis (seperti mikrofon, monitor, pencahayaan) dan non-teknis (ruang ganti, konsumsi, transportasi). Ini penting untuk kenyamanan dan profesionalisme artis.
4. Tentukan Zona VIP dan Media
Jika ada tamu penting atau peliputan media, pastikan ada zona yang sudah ditentukan agar tidak mengganggu alur acara.
5. Cek Kualitas Sinyal Audio dan Visual
Lakukan pengecekan di beberapa titik agar tidak ada gangguan saat acara berlangsung.
6. Pastikan Transportasi Tepat Waktu
Koordinasi dengan tim logistik dan sopir untuk memastikan artis tiba sesuai waktu.
7. Siapkan Tim Medis dan Keamanan
Penting untuk mengantisipasi insiden, terutama di acara besar. Kesiapan tim medis dan keamanan wajib ada.
8. Monitoring dan Live Update Media Sosial
Tim digital harus siap melakukan update selama acara berlangsung. Ini bisa membantu promosi real-time dan menciptakan buzz online.
Kesimpulan
Rundown yang disusun dengan baik adalah fondasi dari acara yang sukses. Bukan hanya sekadar jadwal, tapi juga alat kontrol, koordinasi, dan komunikasi lintas tim. Dengan rundown yang terstruktur, kamu bisa meminimalkan risiko dan meningkatkan profesionalisme seluruh tim.
Kalau kamu sedang mencari artis untuk mengisi acara perusahaan, konser, launching produk, atau festival, Bersama Entertainment siap membantu. Kami berpengalaman di industri hiburan Indonesia dan siap mendampingi event-mu dari awal hingga akhir. Hubungi kami sekarang untuk kerja sama terbaik!